記録は書いているのに、振り返りまで手が回らない。
夕方、送迎から戻った職員が、今日のヒヤリハットを思い出しながら記録を書く。詳しく書く人もいれば、一行で終わる人もいる。管理者が読んで分かるのは事実までで、「次に何を変えるか」は、そこからは読み取れないことが多いと思います。
翌日も同じです。日報、サービス提供記録、申し送り。書くものは増えるのに、振り返りに回す時間だけが残らない。
問題は、職員の意識ではない気がしています。書く欄の設計が事業所ごとの手作りのままだと、事実と感想が同じ欄に混ざります。「次に試すこと」を書く欄がない事業所も多いはずです。日報に書いた内容を、サービス提供記録にもう一度書き直している事業所もあると思います。この状態では、丁寧に書く職員ほど時間がかかります。
この商品の中心は、様式よりも、各様式に付けたプロンプトです。
プロンプトというのは、AIチャットに貼って使う指示文のことです。出来合いの文例を写すのとは使い方が違います。プロンプトの中の差し替え欄に、その日の記録や自事業所の条件を入れてAIに渡すと、自事業所の内容に沿った下書きや、確認の材料が返ってきます。たとえば、こういう使い方です。
- ヒヤリハット。職員が書いたメモをプロンプトに貼ると、実際に見た・聞いた事実だけが時系列に並び、「〜だと思う」と書かれた推測の部分は分けて出てきます。事実と推測が混ざったまま振り返りに入ることが減ります
- 日報からサービス提供記録への転記。日報と下書きの両方を貼ると、移し忘れた事実と、日報にないのに下書きに書かれている部分が一覧になります。同じ一日を書き直す作業の、確認の部分をAIに手伝わせる形です
- 保護者への連絡。場面と、伝えたい事実を差し替え欄に入れると下書きが出ます。出てきた文はそのまま送らず、自事業所の言葉に直してから使う前提で作ってあります
プロンプトは、ChatGPTのような文章を扱うAIチャットに、そのまま貼って使う想定です。特別なソフトはいりません。出てきた文章はあくまで下書きで、事実と合っているかの確認は、書いた職員が行います。ここは今までと変わりません。
作ったのは、現役の児童発達支援管理責任者である長 純（ちょう じゅん）です。自事業所で使っている記録と運営の仕組みをもとに、プロンプトと様式を他の事業所でも使える形に作り直しました。
収録内容（10点）：
- ヒヤリハット振り返りシート
- 日報 → サービス提供記録 下書き転記シート
- スタッフ業務負荷 見える化シート
- シフト編成 チェックシート
- ケース振り返りシート（支援場面用）
- 申し送り・引き継ぎメモ テンプレ
- 保護者連絡の下書きプロンプト（場面別の構成つき）
- 新人職員 記録の書き方ガイド＋チェックリスト
- 月次 振り返り・集計シート
- AIプロンプト集（記録・振り返り編）
様式にも、それぞれプロンプトを付けました。負荷の見える化は感覚ではなく時間と頻度で見るシートで、シフト編成は必要配置から決める手順のチェックシートです。10点目のプロンプト集は、各様式に付けたプロンプトを用途別に12本へ整理した索引で、「この場面ではどれを使うか」を見渡すために入れています。
どのプロンプトにも、使い方の注意を付けています。こどもの氏名や学校名など、個人が特定できる情報はAIに入力しないこと。必要な場合は「小学○年生のこども」のような書き方に置き換えてから貼ること。その置き換え方まで、プロンプト側に書いてあります。
様式もプロンプトも、正解として渡すものではありません。事業所のルールに合わせて項目を足したり引いたり、差し替え欄の条件を自事業所の言い方に変えたりして、自分の現場の形にしていくための土台です。
まず1点だけ見てください。収録内容のうち「ヒヤリハット振り返りシート」は、様式と付属プロンプトの全文をサンプルとして公開しています。プロンプトに自分のメモを貼る使い方が合いそうかどうか、それだけ先に確認できます。合わないと感じたら、それで構いません。
お届けについて：決済の確認後、原則1営業日以内に、ご購入時のメールアドレスへファイル一式をお送りします。形式はPDF、スプレッドシート（Googleスプレッドシート／Excelで開ける形式）、テキストファイルです。
※ 本商品は支援・記録・運営の実務テンプレとプロンプトです。医療・看護など専門的な判断に代わるものではありません。行政・自治体への報告様式の代替にもなりません。
※ 使い方の範囲を超える、個別のケースへの相談は本商品の対象外です。
販売者：合同会社あとらくしょん
問い合わせ：support@attraction-llc.tokyo